Les travailleurs qui télétravaillent de manière structurelle et régulière peuvent se voir octroyer une indemnité de la part de leur employeur pour couvrir leurs frais de bureau. Etant donné que les coûts liés au télétravail sont relativement faibles et difficiles à prouver, l’ONSS et le fisc acceptent que ces frais soient octroyés sous forme forfaitaire. L’indemnité de bureau a, entre autres, pour but de couvrir les frais de chauffage, d’électricité, d’eau, d’assurance, de fournitures de bureau ainsi que les frais de rafraîchissements.
Le montant maximum de cette indemnité de frais est passé de 154,74 euros par mois à 157,83 euros par mois le 1er mars 2025. Ce montant est exonéré de cotisations sociales et d'impôts.
Le montant de 157,83 EUR par mois est un montant maximum. Il n’est donc pas obligatoire d’octroyer ce montant maximum.
En plus de l'indemnité pour frais de bureau, l'employeur peut également rembourser d'autres frais sur une base forfaitaire :
- 20 EUR/mois dans le cas où le travailleur utilise sa connexion internet privée à des fins professionnelles;
- 20 EUR par mois dans le cas où le travailleur utilise son propre PC à des fins professionnelles;
- 10 EUR maximum par mois (5 EUR par élément) pour l’utilisation professionnelle de son propre deuxième écran et d’une imprimante/scanner (ceci durant une période maximum de 3 ans). Par contre, cette indemnité ne peut pas être cumulée avec le forfait de 20 EUR par mois pour l’utilisation de son propre PC.
Il va de soi que l’ensemble des montants forfaitaires ne peut être accordé uniquement si les frais de bureau et d’internet ne sont pas déjà indemnisés d’une autre manière au travailleur.
Nous vous rappelons qu’une convention écrite doit être rédigée pour les télétravailleurs et ce, en principe, au plus tard au moment où le travailleur commence à télétravailler. Certaines mentions obligatoires doivent être reprises dans ce document telles que le lieu à partir duquel le travailleur télétravaillera, la manière dont les frais seront indemnisés, etc. ...
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Photo by Alizée Baudez on Unsplash