Le remboursement des bénévoles peut se faire de deux manières. Vous pouvez opter pour un remboursement des frais réels ou pour un remboursement forfaitaire du bénévole. Ce choix est important car vous devez toujours rembourser le même bénévole au cours de la même année civile de la même manière. Vous ne pouvez donc pas, par exemple, rembourser un bénévole qui reçoit une indemnité forfaitaire pour des tickets de parking. En outre, cette interdiction de cumul s'applique à tous les remboursements qu'un bénévole reçoit, donc éventuellement aussi de la part d'autres organisations. Comme cela est difficile à vérifier, il est préférable de demander à votre/vos volontaire(s) de signer une déclaration sur l'honneur.
1. Indemnité forfaitaire de frais
L'indemnité forfaitaire de volontariat ne nécessite pas de pièces justificatives. Elle est toutefois plafonnée : pour l'année civile 2024, chaque volontaire peut être remboursé jusqu'à un maximum de 41,48 euros par jour, ainsi que jusqu'à 1.659,22 euros sur une base annuelle. Ces montants sont indexés annuellement. Le bénévole doit contrôler lui-même s'il ne dépasse pas les montants limites.
Les montants maximaux indexés pour 2024 : 41,48 euros par jour et 1.659,22 euros par an.
Il n'est pas possible d'obtenir le remboursement des frais réels encourus en plus de l'indemnité forfaitaire de volontariat. Une exception est le remboursement limité des frais de voyage. Celui-ci est plafonné à 2.000 km par volontaire et par an, sauf si le volontariat implique le transport régulier de personnes. Le remboursement se fait sur la base d'une note de frais indiquant la date, la distance et le motif du déplacement.
Enfin, l'organisation doit tenir une liste nominative avec un certain nombre de détails : les volontaires dans le système forfaitaire, le(s) jour(s) de volontariat, et les montants de l'indemnisation.
Depuis 2019, certains volontaires sont soumis à un "doublement" du plafond annuel des frais dans le cadre de l'indemnité forfaitaire :
- Entraîneurs sportifs, moniteurs de sport, coaches sportifs, coordinateurs de sports pour la jeunesse, arbitres sportifs, juges, stewards, gardiens de terrain, responsables de l'équipement et signaleurs lors de compétitions sportives.
- Garde de nuit et de jour de personnes nécessiteuses à charge.
- Transport non urgent de patients : transport de patients vers, depuis et entre des hôpitaux ou des sites hospitaliers.
Pour eux, le plafond de dépenses annuelles pour 2024 passe à 3.047,43 euros par an. Il est à noter que seul le plafond annuel a doublé, le plafond journalier de 41,48 euros étant maintenu.
Veuillez noter que si vous entrez dans l'une de ces catégories, vous ne bénéficierez peut-être pas encore automatiquement de l'augmentation du plafond annuel. Il existe des exceptions :
- Il est interdit de cumuler avec le travail effectué par une même personne, pour une même organisation et au cours d'une même période.
- Le doublement de l'allocation de volontariat ne peut être versé aux volontaires qui bénéficient déjà de prestations de sécurité sociale ou d'assistance sociale.
2. Remboursement des coûts réels
Dans le cadre du remboursement des frais réels, vous remboursez les frais encourus sur la base de notes de frais. Ces remboursements doivent répondre à trois conditions :
- Les dépenses doivent être spécifiques à votre organisation
- La redevance est destinée à couvrir ces coûts
- L'allocation couvre ces coûts
Le remboursement des coûts réels ou effectifs est donc basé sur des documents justificatifs. Il n'y a pas de limite supérieure. Il est préférable de travailler avec une note de frais standard pour tous vos bénévoles, sur laquelle ils peuvent indiquer leurs dépenses et joindre les pièces justificatives (factures, tickets de caisse, billets de train, etc. ...). Ces notes sont traitées dans votre comptabilité. Ainsi, si quelqu'un ne peut pas justifier une dépense, vous ne pouvez pas procéder à un remboursement.
Dans tous les cas, attention aux montants excessifs : en cas de contrôle, il est plus difficile de prouver qu'il s'agit d'un remboursement de frais et non d'un salaire, ce qui peut amener l'administration fiscale à considérer les remboursements comme des revenus.
3. Qu'en est-il des frais de déplacement ?
Dans les deux systèmes, le degré de remboursement dépend du moyen de transport. En plus du remboursement forfaitaire, vous pouvez également rembourser les frais de voyage de vos volontaires, jusqu'à 2.000 km par an, sur présentation de pièces justificatives.
Voici les montants maximaux :
- Voiture, moto, cyclomoteur (à l'exclusion des véhicules d'organisation) : 0,4269 euros/km pour le premier trimestre 2024. À prouver par une note de frais.
- Vélo : 0,27 euros/km. À prouver par une note de frais.
- Transports publics : entièrement remboursés. Pour les volontaires qui bénéficient d'un remboursement forfaitaire, le maximum est le montant du même trajet en voiture. À prouver par un ticket.
Si vous dépassez un montant limite, la totalité de l'allocation est considérée comme un revenu imposable. Il en va de même pour les limites de l'indemnité forfaitaire ou si l'interdiction de cumul n'est pas respectée. Les conséquences peuvent être lourdes :
- Votre organisation sera soumise à un certain nombre de charges (fiches fiscales, retenue du précompte professionnel, ONSS employeur, etc. ...)
- Votre volontaire percevra moins, car il devra payer des impôts sur ces revenus.
- Si votre volontaire reçoit des allocations, leur paiement peut être compromis.
Source : SBB
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