Les congés légaux doivent en principe être pris avant le 31 décembre de l'année de vacances. Il est interdit de reporter à l'année suivante les congés qui n'ont pas été pris au cours de l'année de vacances. Si vous n'accordez pas les jours fériés légaux ou si vous ne le faites pas à temps, vous risquez une sanction en tant qu'employeur.
Or, dans certaines situations, il est impossible d'accorder des congés. C'est pourquoi, afin de se conformer à la jurisprudence et à la législation européennes, de nouvelles règles relatives au report et à l'éventuel report des congés dans certaines situations ont été mises en place depuis le début de cette année. En effet, le droit au congé annuel doit permettre au salarié de se reposer et de bénéficier d'une période de détente et de loisirs.
Le report des jours fériés sur les deux années civiles suivantes est possible si le travailleur se trouve dans l'impossibilité de prendre ses vacances pour cause de force majeure à la fin de l'année de vacances, en raison d'une ou de plusieurs suspensions du contrat de travail. Les situations qui permettent le transfert des jours fériés après le 31 décembre de l'année de vacances sont les suivantes :
- un accident du travail ou une maladie professionnelle ;
- un accident ou une maladie de droit commun ;
- le congé de maternité ;
- le repos de maternité converti (pour le père ou la co-mère) ;
- le congé prophylactique (arrêt de travail en application d'une mesure prophylactique lorsque le salarié a été en contact avec une personne atteinte d'une maladie infectieuse) ;
- le congé de naissance ;
- le congé d'adoption ;
- le congé de placement familial ;
- le congé de parent nourricier.
Par exemple : Un travailleur devient inapte au travail le 10 octobre 2024 et est de ce fait absent pendant 4 mois. Le 10 octobre, il avait encore droit à 5 jours de vacances, qu'il ne peut donc pas prendre avant le 31 décembre 2024. Ces 5 jours seront reportés au 31 décembre 2024 pendant 24 mois et pourront donc être pris par ce travailleur au cours de la période allant du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2026.
La notion d'« état d'incapacité » n'est pas toujours facile à apprécier, par exemple dans le cas d'un salarié qui reprend le travail au mois de décembre après une longue période d'incapacité. Pour l'instant, il semble que cette notion doive être interprétée de manière stricte. Tous les congés que votre employé peut encore prendre, il doit également les prendre.
Pour les employés, il remplace l'ancien système de paiement des congés. En effet, la notion d'impossibilité a été reprise de l'ancien système où, pour un employé, les vacances devaient être payées à la fin de l'année s'il était impossible de les prendre. Bien que l'employé en question ait reçu le pécule de vacances encore dû, il avait perdu ses jours de vacances. Cette ancienne règle existe toujours, mais elle ne peut désormais être utilisée que dans des situations exceptionnelles (de force majeure) non énumérées ci-dessus (par exemple, suppression totale de travail comme mesure de protection de la maternité se prolongeant jusqu'à la fin de l'année).
L'impossibilité de prendre les congés légaux (en raison d'une ou plusieurs suspensions énumérées ci-dessus) doit être évaluée au 31 décembre de l'année des congés.
Deux principes sont essentiels pour le transfert des vacances :
- Le salaire pour les vacances transférées est payé avant l'année de vacances au cours de laquelle les vacances n'ont pas été prises. Si le salarié prend les vacances transférées au cours de la période de 24 mois, elles ne sont pas payées.
- Les vacances transférées peuvent être prises auprès de l'employeur avec lequel les vacances ont été transférées, mais aussi auprès de tout autre employeur ultérieur pendant la période de transfert (24 mois après le 31 décembre de l'année de vacances).
Pour les employés, l'employeur paie le pécule de vacances simple pour les vacances transférées (au plus tard) le 31 décembre de l'année de vacances (+ si ce n'est pas encore le cas, le pécule de vacances double). Lors de la cessation d'activité, les vacances transférées sont mentionnées sur le certificat de vacances si l'employé quitte son emploi au cours de la période de transfert (24 mois).
L'ONSS clarifiera en outre cette question uniquement pour le pécule de vacances des travailleurs dans ses instructions administratives relatives aux cotisations de sécurité sociale.
Pour les ouvriers, le salaire pour tous les jours fériés de l'année de vacances, c'est-à-dire y compris les jours fériés à reporter à la fin de l'année, a déjà été payé par la caisse de vacances/ONVA avec le chèque vacances (normalement entre le 2 mai et le 30 juin de l'année de vacances). Un travailleur peut également prendre ces vacances (non rémunérées) auprès de son nouvel employeur s'il change d'emploi pendant la période de transfert. Toutefois, la manière dont cela doit se faire dans la pratique n'est pas claire pour l'instant. L'ONVA est encore en train d'examiner cette question. Pour l'instant, il ne semble pas que l'ONVA mentionnera le nombre de jours de vacances transférés sur le chèque vacances ou sur le compte vacances (« certificat de vacances » pour les ouvriers) dès l'année 2025.
Concrètement, qu'est-ce que cela signifie pour vous aujourd'hui ?
Nous expliquons ci-dessous les implications concrètes de cette mesure en cinq points :
- Maintenant : vérifiez si vous avez des travailleurs qui n'ont pas pu prendre les vacances prévues tout au long de l'année en raison de suspensions bien définies (qui ont pris fin entre-temps). Si possible, invitez-les par écrit à prendre ces jours de vacances non utilisés le plus tôt possible avant la fin de l'année. S'ils ne prennent pas ces jours, ils les perdront à la fin de l'année.
- À la fin de l'année : communiquez le nombre correct de jours fériés à transférer à votre caisse d'assurance sociale. Pour les employés, le pécule de vacances correspondant devra être payé au plus tard le 31 décembre.
- Les congés transférés seront inscrits dans un compteur séparé et devront être pris (sans solde) dans les 24 mois, faute de quoi ils expireront.
- Depuis le début de cette année, l'interdiction générale de cumul prévue par la législation sur la maladie a été levée entre les périodes couvertes par le pécule de vacances et les prestations de la mutualité pour cause d'incapacité de travail et de congé de maternité. Cette interdiction de cumul prévoyait que le paiement des prestations mutualistes était refusé pour les jours de congés légaux que le travailleur ne pouvait pas prendre avant la fin de l'année de vacances. Conséquence : le scénario 5 de la Déclaration de Risque Social a disparu depuis cette année de vacances.
- À partir de 2025, un travailleur ayant transféré des jours de vacances pourra prendre au total plus de 4 semaines de congés légaux au cours d'une année de vacances donnée. Comme toujours, le travailleur aura besoin de votre accord pour savoir quand il souhaite prendre ces jours, et de la manière habituelle dans votre entreprise.
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Sources :
- Arrêté royal du 8 février 2023 modifiant les articles 3, 35, 46, 60, 64, 66 et 68 et insérant un article 67bis dans l'arrêté royal du 30 mars 1967 fixant les modalités générales d'exécution des lois relatives au congé annuel des travailleurs, BS 16.03.2023.
- Loi du 14 avril 2024 portant des dispositions diverses urgentes en matière d'assurance indemnités et maternité, BS 19.04.2024
- https://www.partena-professional.be/nl/onze-inzichten/infoflashes/eind-december-voor-het-eerst-overdracht-van-wettelijke-vakantiedagen-wat
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