E-invoicing is een verbastering van de officiële benaming zoals die wordt opgenomen in de BTW-wetgeving: de gestructureerde elektronische factuur. In de Europese richtlijn 2014/55 dd. 16 april 2014 wordt het UBL-formaat of C-Fact formaat naar voor geschoven als het bestandsformaat waarin deze gestructureerde elektronische factuur moet worden opgemaakt. Een PDF, een Word- of Excel-bestand of zelfs een scan zijn misschien wel digitaal maar ze voldoen niet aan de vereisten van een e-factuur. Het zijn geen gestructureerde elektronische facturen.
Het UBL- of C-fact formaat voegt alle data die je visueel kan waarnemen op de afdruk van een factuur gecodeerd toe aan de factuur. Denk bijvoorbeeld aan leverancier- en klantgegevens, hoeveelheden, prijzen, BTW-tarieven,... Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om extra informatie op te nemen in de gestructureerde elektronische factuur.
Is e-invoicing verplicht?
In diezelfde Europese richtlijn 2014/55 werd al opgelegd dat in het kader van overheidsopdrachten er verplicht gebruik moet worden gemaakt van gestructureerde elektronische facturen. Die verplichting werd stapsgewijs uitgebreid. Zo is het sinds 1 maart 2024 verplicht om te factureren in een gestructureerd elektronisch formaat bij overheidsopdrachten waarbij het bestek hoger is dan 3.000 EUR. Er is dus reeds een verplichting, al is die nog beperkt.
Begin dit jaar besloot de federale regering om de verplichting uit te breiden. De wet schrijft voor dat vanaf 1 januari 2026 er verplicht gebruik moet worden gemaakt van een gestructureerde elektronische factuur in het kader van B2B-transacties. Er is slechts een zeer beperkte uitzondering voorzien voor organisaties die genieten van een BTW vrijstelling, zoals artsen, verzekeraars, scholen,...
De gestructureerde elektronische facturen zal je niet langer per mail mogen verzenden, maar wel via een platform dat de uitwisseling van deze facturen mogelijk maakt. In België wordt uitgegaan van het Peppol-first principe. Dat betekent dat je je gestructureerde elektronische facturen dus via het Peppol-platform zal moeten versturen.
Je zal als onderneming niet enkel in staat moeten zijn om gestructureerde elektronische facturen te verzenden, je zal ze ook moeten kunnen ontvangen. Je zal met andere woorden over software met een Peppol accesspoint moeten beschikken om je inkomende facturen die in een gestructureerd elektronisch formaat werden opgesteld te kunnen ontvangen. Vanaf 1 januari 2026 zal er immers ook geen sprake meer zijn van een papieren factuur. Elke onderneming zal dus toegang moeten hebben tot het Peppol-platform om zijn uitgaande facturen te kunnen verzenden en zijn inkomende facturen te kunnen ontvangen.
Wat zijn de voordelen van e-invoicing?
E-invoicing heeft best wat voordelen. Het grootste voordeel is dat het vooruitgeschoven UBL-formaat of het C-fact-formaat maakt dat softwareontwikkelaars er zich op kunnen baseren. Dit om hun programma’s zodanig in te richten dat ze de data die wordt opgenomen in de facturen kunnen uitlezen. Met andere woorden: alle data die een ondernemer toevoegt aan zijn gestructureerde elektronische factuur kan worden herkend door bijvoorbeeld een ERP-pakket. Dat maakt de verwerking van die gegevens een pak efficiënter.
Je eigen administratie zal dus een pak vlotter lopen door de verplichting van gestructureerde elektronische facturatie. Je zal ook het aantal kanalen langs waar je facturen kan ontvangen fors zien afnemen. Waar je nu nog facturen ontvangt per post, per mail, via Doccle,... zal je je facturen vanaf 2026 voornamelijk via Peppol ontvangen.
Verder biedt de uitwisseling van gestructureerde elektronische facturen via een geregulariseerd platform zoals Peppol ook garanties op vlak van veiligheid. Waar je nu nog regelmatig wordt geconfronteerd met factuurfraude, zal dit door het gebruik van Peppol grotendeels of zelfs volledig tot het verleden behoren.
Zijn er ook nadelen of uitdagingen?
Zoals eerder vermeld werd het standaardformaat waarin de gestructureerde elektronische factuur moet worden opgemaakt vastgelegd in een Europese richtlijn. Helaas kan elk land nog zaken toevoegen aan dit standaardformaat. Dit resulteert natuurlijk in een standaard die per lidstaat wat kan en zal afwijken. Waardoor uniformiteit niet kan worden gegarandeerd. Ook het platform via welk de gestructureerde elektronische facturen kunnen worden uitgewisseld, is niet hetzelfde in alle Europese lidstaten. Waar België het gebruik van Peppol oplegt, zal Frankrijk kijken naar Chorus Pro, Italië naar SDI, Denemarken naar NemHandel,...
In een intracommunautaire context zal het dus nog een tijdje zeer complex blijven om facturen te verzenden en ontvangen. Peppol is zich wel zeer bewust van deze problematiek en tracht om de nodige connecties te leggen met de platformen die in andere Europese lidstaten worden gebruikt. Het kan ook een optie zijn om aan je buitenlandse leveranciers te vragen om hun facturen naar jou via Peppol te verzenden.
Hoe kan je als ondernemer e-invoicing bewerkstelligen?
Het is een gigantische uitdaging om elke ondernemer toegang te verlenen tot gestructureerde elektronische facturatie en Peppol tegen 1 januari 2026. Voor sommige ondernemers vergt het een enorme cultuurwijziging om hun administratie om te vormen naar een volledige digitale administratie.
Op zich is starten met e-invoicing niet zo heel complex. Zeker niet wanneer je nu al beschikt over een zeer digitale administratie. Je hoeft dan enkel na te gaan of je beschikt over een toegang tot Peppol om je facturen te kunnen ontvangen en verzenden, je leveranciers te vragen om hun facturen via Peppol te verzenden en je bent klaar. Vrij kort door de bocht, maar daar komt het in principe op neer.
Werk je echter nog niet digitaal, dan is het hoog tijd moment om hier mee aan de slag te gaan. Bijna 97 % van alle ondernemingen in België is een onderneming met minder dan 10 werknemers. Zij maken over het algemeen gebruik van een externe accountant en wellicht ook van de software die deze externe accountant hen aanbiedt. Ben jij in dat geval, dan kan je dus best samen met je accountant nagaan hoe deze laatste je via zijn software toegang kan verlenen tot Peppol en gestructureerde elektronische facturatie. Gebruik je software die je zelf hebt laten ontwikkelen of zelf aangekocht hebt, dan moet je je softwareleverancier contacteren om na te gaan of de integratie van Peppol mogelijk is.
Eens je over een toegang tot Peppol beschikt zal het voornamelijk aan jou zijn om je administratie te digitaliseren. Tot 2026 zal dit waarschijnlijk een uitdaging zijn. Temeer omdat er tot dan nog te veel kanalen zijn om facturen aan te leveren. Je start als ondernemer dus best kleinschalig. Probeer facturen die per mail worden toegestuurd of die in een klantenportaal staan bijvoorbeeld niet langer af te drukken. Leer om die facturen enkel te raadplegen in een ERP-pakket of het pre-accountingpakket dat de accountant ter beschikking stelt. Het zijn kleine stappen die je helpen om je voor te bereiden op het verplichte gebruik van gestructureerde elektronische facturen. Ben je als ondernemer op tijd gestart met je voor te bereiden, dan zal je ongetwijfeld klaar zijn tegen 1 januari 2026.
---
Bron: Made-in
Photo by charlesdeluvio on Unsplash